言った・言わない誤解を防ぐ！コミュニケーションストレスを解消する方法

「言った」「言わない」の行き違いで人間関係にストレスを感じている人は多くいます。小さなストレスが積みあがると、人間関係の溝が深くなり仕事がうまく回らなくなってしまいます。

コミュニケーションの行き違いの多くは「言語化」が不十分なことが原因です。本記事では、言語化の重要性と、コミュニケーションストレスを解消する具体的な方法を紹介します。

言語化はより良い人間関係を築くための鍵です。言語化スキルを磨くことでコミュニケーションコストを減らし、気持ちよく仕事ができるようになります。

言語化不足がもたらすコミュニケーションの問題

「言った・言わない」の誤解が生じる主な理由は以下のとおりです。

• 曖昧な表現を使ってしまう
• 相手の理解度を確認しない
• 自分の思いや意図を十分に説明しない

上記の問題は、すべて「言語化」が不十分であることが原因です。相手に伝わっていると思い込んでいる内容が伝わっていないと、モヤモヤが残ります。モヤモヤが積み重なることでストレスになってしまいます。

伝わらない言葉の問題を解決するためには、適切な言語化スキルが不可欠です。

言語化でコミュニケーションがスムーズに

言語化とは自分の考えや感情を言葉で表現することです。効果的な言語化のためには以下の要素を意識することが必要になります。

• 目的
• 項目
• 定義
• 具体例

上記の要素を意識することで、より効果的な言語化が可能です。

適切な言語化には多くのメリットがあります。自分の考えや感情が整理され、相手に正確に伝わりやすくなります。誤解が減ってスムーズなコミュニケーションが可能。問題解決もスムーズになり、自己理解が深まる効果も期待できます。

言語化力を高める3つの方法

言語化力を高めるには、以下の3つの要素を意識的に実践することが重要です。

1. 観察力を磨く
2. 適切な言葉を選ぶ
3. 構造化して伝える

1. 観察力を磨く

言語化の第一歩は、自分の内面や周囲の状況をよく観察することです。自分の感情や思考を意識的に観察し、状況ごとにどのような感情が生じるのかを把握しましょう。

相手の表情や態度にも注目することが大切です。言葉だけでなく、非言語コミュニケーションからも多くの情報を得られます。会話が行われている状況や文脈を理解することで、より適切な言語化が可能になります。

2. 適切な言葉を選ぶ

効果的な言語化のためには、適切な言葉選びが欠かせません。具体的な言葉を使い、抽象的な表現を避けるようにしましょう。

「良い」「悪い」といった曖昧な表現ではなく「効率的」「時間がかかる」など、より具体的な表現を心がけます。相手の理解度や背景知識に合わせて言葉を選ぶことも重要です。専門用語や難しい言葉を使う際は説明を加えるなどの配慮が必要です。

3. 構造化して伝える

複雑な内容を分かりやすく伝えるには、情報を構造化することが効果的です。最初に目的を明確にし、次に要点を項目立てします。重要な用語や概念を定義し、最後に具体例を用いて説明するという順序で伝えると理解されやすくなります。

新しいプロジェクトについて説明する際には以下の手順で説明してみましょう。

1. プロジェクトの目的
2. 主要な項目
3. 重要な用語の定義
4. 具体的な事例や予想される結果

上記の順序で説明することで、伝えたい内容が明確に言語化できます。

言語化を日常的に意識し実践することで、明確に伝える力は着実に向上していきます。言語化力を高めるには継続的な練習が必要です。言語化を常に意識して日々のコミュニケーションに取り入れてみてください。

「言った・言わない」の誤解を防ぐテクニック

「言った・言わない」を防ぐには、確認のコミュニケーションを習慣化することが大切です。相手の理解度を確認する質問をしたり、自分の理解が正しいか確認したりしましょう。重要な内容はメモやメールで記録することも効果的です。

「言った・言わない」のトラブルが起きたときは、感情的にならず冷静に状況を確認することが重要です。お互いの認識の違いを明確にし、今後の対策を一緒に考えます。

感情の言語化でコミュニケーションを円滑にするテクニック

感情の言語化はコミュニケーションストレスの解消に効果的です。「私は〜と感じています」という形で伝えたり、感情の強さを数値化して表現したりするのがおすすめです。感情の原因や背景も説明すると相手の理解が深まります。

要望を伝える際は、具体的な行動レベルで伝えることが大切です。相手のメリットも含めて説明し、代替案も用意しておくとより効果的です。

言語化は「言った・言わない」の誤解を防ぎ、コミュニケーションストレスを解消するための強力なツールになります。日々の会話や仕事でのコミュニケーションにおいても、意識的に言語化を心がけてください。

言語化の実践例：職場での「言った・言わない」問題

職場でよく起こる「言った・言わない」問題の具体例を見てみましょう。あるプロジェクトで、リーダーがチームメンバーに企画書の作成を依頼しました。「来月末までに新規プロジェクトの企画書を作成してほしい」と伝えましたが、具体的な用途や内容については説明しませんでした。

1ヶ月後、提出日の前日になってリーダーが進捗を確認したところ、まだ下書きの段階。リーダーは翌日の役員会議で使用するつもりでしたが、チームメンバーは知りませんでした。ありがちなミスコミュニケーションは、より詳細な情報を共有することで防げます。

例えば、締め切りだけでなく企画書の用途や必要な内容、進捗確認のタイミングなどを具体的に伝えることが重要です。加えて口頭での指示だけでなくメールなどの書面でも内容を確認し合うことで、認識の違いを最小限に抑えられます。

言語化を意識してコミュニケーションすることで「言った・言わない」の問題を大幅に減らせます。

まとめ

言語化の習慣化は一朝一夕には身につきません。しかし、日々の小さな実践の積み重ねが、やがて大きな変化をもたらします。誤解の少ないストレスフリーなコミュニケーションを目指して、今日から言語化を意識してみましょう。あなたの人間関係や仕事の質が向上し始めます。