伝え方研修で学ぶべき３つの言語化スキルとは？

この記事では、「伝え方研修」の必要性・メリットと、研修で学ぶべきことを解説します。

「職場のコミュニケーションがうまくいっていない」
「自分の意思を相手に伝えられない」
「相手が伝えたいことの意図がわからない」
このように感じることが多い企業の方は、ぜひ本記事を読んで「伝え方研修」の導入を検討してみてくださいね。

伝え方研修が必要な理由｜なぜ職場でのコミュニケーションが重要なのか

理由①チームの生産性が上がる

効率的に指示や「報告・連絡・相談」が伝わると、コミュニケーションの質が上がり、その結果チームの生産性が上がります。

指示が正確に分かりやすく通ることで、その指示の意味を考えたり質問を返したりといった時間がなくなり、時間の短縮になります。また誤解されて伝わることも減り、ミスを減らすこともできるでしょう。
報告・連絡・相談といった情報共有も同様で、伝え方の工夫によって「何が言いたいんだろう？」と迷うことを防ぎます。

チーム全体の伝え方の質が上がることで、タスクの遅延を減らし、全体的な生産性を向上させることができるようになるのです。

理由②職場での心理的安全性が保たれる

「心理的安全性」とは、簡単に言うと自分の意見や心情を安心して発信できる度合いのことです。
いま現在働いている環境に対して、「職場が好き！」「職場の居心地が良い！」と感じているならば、恐らくそこは心理的安全性が高い環境です。
心理的安全性が高いと、常に落ち着いた状態で意見やアイディアを共有できるようになり、高いパフォーマンスを発揮できるようになります。

伝え方研修では、伝えるスキルや話し方について学習することで、逆に聞く側の立場も理解できるようになります。研修を行うことでメンバー全体のコミュニケーションスキルが向上し、心理的安全性が保たれ、チーム全体のパフォーマンスの向上が見込めます。

心理的安全性の高い職場環境は、従業員のモチベーションを高め、離職率を下げる効果も期待できます。従業員が安心して働ける環境を作ることは、組織全体の成長に不可欠だと言えますね。

理由③ハラスメント防止になる

不用意な発言や誤解を招く伝え方は、ハラスメントにつながる可能性があります。ハラスメントは、相手の人格や尊厳を傷つける行為であり、職場環境を著しく悪化させる要因となってしまいます。

伝え方研修で相手の立場や感情を考慮したコミュニケーションスキルを学ぶことで、ハラスメントのリスクを低減することができます。
相手を不快にさせる可能性のある発言や行動について理解を深め、適切な言葉遣いや態度を身につけることが重要です。

組織は、従業員が安心して働ける環境を整備する責任があります。伝え方研修は、そのための重要な一歩となるでしょう。

伝え方研修で学ぶべき言語化スキル3選

スキル①分かりやすい伝え方の“型”

研修では、どんな場面でも使える伝え方の“型”・フォーマットを学びましょう。
伝えるということは、自分の頭の中を言葉にし、誤解のないように相手に発信する必要がありますよね。どのように「言語化」すれば伝わりやすいかというのは、実はある程度“型”が決まっています。

例えば、話す順番。
基本的には結論を伝えてからその理由を話すのが望ましいですね。
結論に至るまでの過程の始めのほうから話し始めてしまうと、「なんの話が始まったんだろう？」「この話、どこに辿り着くの？」と聞き手を惑わせてしまうことになるんです。一言二言で終わるのなら、そこまで脱線してるという印象はないと思いますが、結論までが長いと当然ながら伝わりにくくなります。

そして相手に伝えるときは、なるべく明確化して伝えます。例えば具体的な数値化できることは、なるべく数値にして伝えるのが理想です。
よく言われることですが、「ある程度」ではなく「月30件ほど」だったり、「早めに」ではなく「午前11時までに」など。
漠然とした指示になると、人によって感覚が異なるので、指示した側とされた側に乖離が生まれてしまうんです。「ある程度」が人によっては「月10件くらいかな」になるし、「早めに」は「今日中にやろう」になるかもしれません。
これが後々トラブルになってしまう可能性もあるので、そうならないようにできるだけ明確化して伝えるようにしましょう。

スキル②伝わりやすい話し方と言葉選び

相手に伝わりやすい話し方をすることも重要です。
話し方というと、声の大きさや話す早さ、表情などを意識する方が多いと思いますが、実はこれだけではありません。
「伝わりやすい言葉選びをする」ということも非常に重要になります。

例えば、小さなお子様には、ビジネスシーンで使うような言葉遣いはしませんよね。もちろん、お子様にちゃんと伝わるような伝え方を選んでいるためです。
ビジネスシーンでも同様で、相手に伝えるためには相手の年齢や立場に合わせた言葉選びをすることが重要になります。
お子様は極端な例ではありますが、職場では20～30才ほど年齢が離れた人同士がコミュニケーションをとりながら同じ仕事をすることなんて、珍しくないですよね。相手に伝わりやすいように言葉を選ぶというシーンは、よくあることだと思います。

伝わりやすい話し方は、「伝えるための言語化ができているか」に繋がります。
これも重要なことなので、ぜひ伝え方研修のカリキュラムに入れたいところですね。

スキル③相手の意図を汲み取る傾聴力

伝え方研修では、伝えるスキルはもちろん、傾聴力も磨くのが理想です。
傾聴力とは単に聞いて終わりではなく、聞いたことを理解し、それを言葉にできることが求められます。つまり、ここも「言語化」に繋がるのです。

相手から聞いたことを、他の人に正しく伝えられるくらい理解できるか。これは自分の頭の中で言語化しながら傾聴することが重要になり、逆に言語化できないことは理解ができていない可能性があるので、分からない部分を言語化して質問する。
こうしてチーム全体のコミュニケーションの質が上がっていくのが理想ですよね。

伝え方研修では、発信する方法だけでなく、それを通して受信するスキルも高めていけるようにしましょう。

まとめ

伝え方のスキルを上げるということは、伝えたいことを「言語化」するということ、そしてなるべく明確化して相手に伝えることです。
伝え方研修によってコミュニケーションが円滑になることで、チームワークが向上し、生産性が上がります。
企業にとって人材育成だけでなく、組織全体の活性化にも繋がるので、ぜひ伝え方研修を積極的に導入し、より働きやすい職場環境を目指しましょう。