職場でのコミュニケーションを円滑にする言い換えトレーニング

職場でのコミュニケーションにおいて、言葉が曖昧だと意思疎通がうまくいかず、誤解や不安を生むことがあります。特に「なんとなく」や「多分」といった曖昧な表現を多用してしまうと、相手にしっかり伝わらないことがあります。そこで今回は、職場で使われがちな曖昧な表現をより明確に伝えるための「言い換えトレーニング」をご紹介します。

1. 曖昧な表現：「多分」「おそらく」

この言葉は、不確かな情報を伝える際に使われがちです。しかし、職場では情報を確実に伝えたい場面が多いです。

●言い換え例

多分 → これは私の考えですが、今のところは…
おそらく → ○○を確認した結果、次のように判断できると考えています…

このように、自分の考えなのか、もしくは事実としてそう言えるのか、「事実」と言えそうであれば、なぜそう言えるのかを交えながら話すことで、相手はより安心感を持って受け取ることができます。

2. 曖昧な表現：「できるだけ」「なるべく」

これも、どこまで実現可能かが不明確な表現です。「できるだけ早く」と言われても、どれくらい早いのか、相手には伝わりません。

●言い換え例

できるだけ → 最遅で〇〇時までに対応します。
なるべく → 〇〇の優先度を上げて、□□時までに完了します。

期限や具体的な時間を示すことで、相手は期待できる結果を明確に理解することができます。

3. 曖昧な表現：「ちょっと」「少し」

この言葉も曖昧で、相手にとっては具体的にどれくらいの量や時間かがわかりません。特に仕事の指示や依頼をする場合、時間の見積もりが重要です。

言い換え例

ちょっと → 〇〇分程度の時間で終わる見込みです。
少し → 〇〇％程度、ボリュームを減らすことができます。

具体的な数値や目安を加えることで、より実行可能な指示として伝わります。

4. 曖昧な表現：「いい感じに」

「いい感じにしてほしい」などのフレーズはよく使われます。でも、何をどうしたら「いい感じ」になるのかがわかりません。いい感じになるための要素を提示しなければいけませんね。

●言い換え例

いい感じにして → 資料の各ページにグラフ、図を1つ入れて。
いい感じにして → 過去に採用された提案書の形式をそのまま使って

目的や優先順位を明確にして伝えることで、相手に具体的な行動を促すことができます。

５. 曖昧な表現：「考えておきます」「検討します」

よく使われる言い回しですが、何をどう考えるのか、どの程度の意図があるのかがわからないため、相手は不安に感じることがあります。

●言い換え例

考えておきます → 〇〇までに結論を出し、〇〇さんに報告いたします。
検討します → ○○についてAさんに確認し、改善案を〇〇日までに報告します。

期限とともに具体的な行動を伝えることで、相手に安心感を与えます。

まとめ

コミュニケーションにおける「言い換えトレーニング」は、ただ単に言葉を変えるだけではなく、相手にどれだけ明確に伝わるかを意識することが大切です。曖昧な表現を避け、具体的な時間や状況、行動を明示することで、より円滑なコミュニケーションが実現できます。ぜひ、職場で使える言い換えを意識して、明確で効果的なコミュニケーションを目指しましょう。