職場でよくある「伝えたつもり問題」――なぜ起きる？どう防ぐ？

あなたも経験したことがありませんか？上司から「あの件、適当にまとめておいて」と指示を受け、翌日提出すると「これじゃダメだよ！」と怒られる――そんな場面です。

実はこのようなコミュニケーションギャップは、日常の職場で非常に多く発生しています。この問題がなぜ起きるのか、背景にはどのような理由があるのか、そしてどう対策すればよいかを解説します。

「適当にまとめておいて」？？

上司が部下に対して、「山田くん、あの件、適当にまとめといて」と指示を出しました。部下は指示通り「適当に」資料を作成します。翌日、上司に資料を見せると、「え、なにこれ？そうじゃなくて、もっと数字とか具体的にまとめてほしかったんだよ」と叱られてしまいます。

部下は混乱しながら「昨日、適当にって言いましたよね？」と戸惑っています。
一方、周囲も「また出た、『伝えたつもり』パターンだ…」と困惑していますね。日頃からこうした曖昧な指示によって、職場のコミュニケーションにストレスを感じている様子が描かれています。

問題が起きる背景：なぜ「伝えたつもり」が発生する？

なぜこういったコミュニケーションギャップが起きるのでしょうか。その最大の理由は「曖昧な言葉の解釈の違い」です。

例えば、今回のキーワード「適当」です。この言葉は日本語特有の難しさがあります。「適当」には、「いい加減に、ざっくりと」という意味と、「ちょうど良く、しっかりと」という真逆の意味があります。上司は後者のつもりで使っていますが、一方で部下は前者として解釈したわけです。

また、職場では忙しさや時間不足から、「これくらい言わなくても分かるだろう」という暗黙の期待が生まれます。これが「伝えたつもり」という誤解を生み、結果的に業務効率を下げ、互いに不満を生む悪循環を引き起こしています。

コミュニケーションギャップがもたらす問題曖昧な指示は、ただの「伝達ミス」以上に深刻な問題を生みます。
たとえば……

業務の二度手間、時間ロスが発生
指示を受けた側のモチベーション低下
指示する側、される側の信頼関係悪化
組織全体の生産性低下

これらが積み重なると、組織としての力が大きく損なわれます。特に若手社員や新入社員はこのような曖昧な指示に戸惑い、自信を失いがちになります。

具体的な対策：曖昧な指示を防ぐには？

では、このようなコミュニケーションギャップを防ぐにはどうすればよいのでしょうか？以下に、すぐに取り入れられる具体的な対策を紹介します。

①指示は「期限・内容・具体性」を明確に

指示を出すときに意識すべきは次の3点です。

期限：「いつまでに」
内容：「何を」
具体性：「どのように、どの程度まで」

例えば、「明日までに、売上データを過去半年分まとめて、数値とグラフを入れて提出してください」と伝えるだけで、具体性が格段に上がります。

②指示を受ける側も積極的に確認する

受け取る側もただ指示を待つだけでなく、曖昧な言葉を聞いたら即座に確認しましょう。「『適当に』とは具体的にどういうことですか？」と質問すれば、互いの誤解をその場で防ぐことができます。

③指示を文書化する・可視化する

指示は可能な限りメールやチャットなどで文字として残すことを習慣化しましょう。後から見返せるので、「伝えた・聞いていない」の水掛け論を避けられます。

職場全体で改善を意識するこのコミュニケーション問題は個人の意識改革だけでなく、職場全体で改善を意識することが大切です。例えば定期的にコミュニケーションの改善について話し合う場を設けたり、曖昧な指示を防ぐためのガイドラインを作成するなど、組織としての取り組みを推進しましょう。

まとめ

「適当にまとめといて」というような曖昧な言葉は、実は職場の生産性を著しく下げる原因となっています。コミュニケーションの誤解は、個人の責任ではなく組織の問題と捉えて、具体的な改善策を積極的に導入することが重要です。

少しの工夫と意識で、「伝えたつもり」「聞いたつもり」を防ぎ、快適で生産性の高い職場をつくっていきましょう。